Как уменьшить размер PDF под лимит загрузки

Форма отклоняет документ: «файл превышает допустимый размер». Скан договора на десять страниц весит 42 мегабайта, а принимают только пять. Разберёмся, почему так выходит и что с этим делать.

Откуда берётся вес

Размер PDF почти всегда определяют изображения внутри него. Документ, набранный в текстовом редакторе и экспортированный в PDF, занимает сотни килобайт: там хранятся символы, шрифты и координаты, и это мало данных.

Скан — совсем другая история. Каждая страница внутри него является фотографией. Телефон снимает в разрешении 12 мегапикселей, и даже после сжатия одна страница занимает 3–5 мегабайт. Десять страниц — сорок мегабайт. Формат PDF здесь ни при чём: он честно хранит то, что в него положили.

Отсюда следует главное правило: сжать PDF означает сжать картинки внутри него.

Три способа и что они дают

Оптимизация структуры (без потери текста). Документ пересобирается: убираются неиспользуемые объекты, потоки упаковываются плотнее. Содержимое не меняется вообще, текст остаётся выделяемым. Выигрыш — единицы процентов, иногда десять-пятнадцать на неаккуратно сделанных файлах. Для сканов почти бесполезно.

Пересжатие страниц. Каждая страница отрисовывается в изображение с выбранным разрешением и сохраняется заново. Вес падает в разы: те же 42 мегабайта превращаются в 3–6. Плата — текст перестаёт быть текстом: выделить его мышью или найти поиском уже нельзя.

Уменьшение количества страниц. Самый недооценённый способ. Если в комплекте есть пустые листы, дубли или страницы, которые получателю не нужны, удалить их — самый честный путь уложиться в лимит без потери качества оставшегося.

Какое разрешение выбирать

Разрешение измеряется в точках на дюйм (DPI) и напрямую определяет и вес, и читаемость.

| Разрешение | Что получается | | --- | --- | | 300 DPI | Полиграфическое качество, читается мелкий шрифт в сносках | | 200 DPI | Хорошо читается на экране и при печати, вес умеренный | | 150 DPI | Обычный текст читается свободно, мелкий — с трудом | | 100 DPI и ниже | Только для просмотра на экране, мелкий шрифт теряется |

Для документов, которые подаются в организации, разумный минимум — 150 DPI. Ниже стоит опускаться только тогда, когда альтернатива — не отправить документ вовсе.

Порядок действий

1. Посмотрите требования формы: обычно лимит указан рядом с полем загрузки. Встречаются значения от 1 до 10 мегабайт, а иногда ограничение относится к сумме всех вложений.
2. Если документ содержит текстовый слой и он важен, сначала попробуйте режим без потери текста.
3. Если этого мало или документ и так является сканом, используйте инструмент с конкретной целью: до 1 МБ, до 2 МБ или до 5 МБ. Качество подберётся автоматически — выберется наилучшее из тех, что укладываются в лимит.
4. Обязательно откройте результат перед отправкой. Проверьте мелкий шрифт, номера документов и печати. Нечитаемый скан — частая причина отказа, и узнаете вы об этом только после рассмотрения заявления.

Если речь о Госуслугах

Лимит там зависит от конкретной услуги и ведомства, поэтому универсального ответа нет: сверяйтесь с требованиями на странице услуги. Чаще всего встречается ограничение в пять мегабайт — под него настроен отдельный пресет.

Заодно проверьте ориентацию страниц: сканы часто оказываются повёрнутыми, и поворот сохраняется прямо в файле, а не только в вашей программе просмотра.